Richtiges Fahrtenbuch erspart Ärger mit dem Finanzamt
Die betriebliche Nutzung eines Fahrzeuges ist mittels Fahrtenbuch nachzuweisen. Dieses Fahrtenbuch wird bei Steuerprüfungen oft besonders genau geprüft.
Das Fahrtenbuch dient sowohl als Nachweis darüber, welche Fahrtkosten als Betriebskosten absetzbar sind, als auch dazu, den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezug der Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, belegen zu können.
Kriterien für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form zu führen. Lose Zettel sind kein Fahrtenbuch! Durch die geschlossene Form soll verhindert oder möglichst erschwert werden, dass der Steuerpflichtige nachträglich Änderungen vornehmen kann. Grundsätzlich ist ein mit einem Computerprogramm erzeugtes Fahrtenbuch formell ordnungsgemäß. Allerdings entspricht ein etwa mit Microsoft Excel erstelltes Fahrtenbuch nicht den Anforderungen, weil nachträgliche Änderungen möglich sind und diese später nicht mehr nachvollzogen werden können.
Alle Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sind zeitnah, lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu führen.
Beweisführung mittels Diktiergerät
Interessant ist in diesem Zusammenhang eine Erkenntnis des Unabhängigen Finanzsenates. Er hat die Beweisführung mittels Diktiergerät, dessen besprochene Bänder zeitnah der Sekretärin zur handschriftlichen Übertragung in ein Fahrtenbuch übergeben und anschließend wieder besprochen wurden, als zulässig anerkannt!
Folgende Daten sind in einem Fahrtenbuch festzuhalten:
- Datum jeder Fahrt
- Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt
- Fahrstrecke in Kilometer
- Ausgangsort und Zielort jeder einzelnen Fahrt
- Der Reiseweg so detailliert, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann
- Zweck jeder einzelnen Fahrt. Werden bei einer betrieblichen Fahrt mehrere Kunden besucht, so ist der Name jedes einzelnen Kunden anzuführen. Der allgemeine Hinweis „Kundenbesuche“ ist als Zweckangabe jedenfalls zu vage.
Zusammenfassend sollte somit die Devise lauten: je genauer die Aufzeichnungen, desto glaubwürdiger das Fahrtenbuch, desto weniger Diskussionen mit dem Finanzamt!
Weitere Artikel aus Ausgabe 01/2012
Wann ist eine Erklärung per Fax oder E-Mail zeitgerecht?
Zu spät zugegangene Erklärungen, wie etwa Kündigungen, können unangenehme Folgen haben. Von erheblicher Bedeutung ist deshalb, wer das Risiko der korrekten Übermittlung trägt.
Zahlungen ins Ausland beim Finanzamt melden!
Wenn Ihr Unternehmen für bestimmte Leistungen 2011 Zahlungen von mehr als € 100.000 ins Ausland getätigt hat, dann müssen Sie unter Umständen der Finanzverwaltung detaillierte Informationen darüber mitteilen.
Steuerliche Behandlung von Leasing bei Ärzten
Haben Sie schon einmal über die Leasingfinanzierung Ihres medizinischen Equipments nachgedacht? Vor Vertragsunterzeichnung sollten dann alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
Steuerliche Änderungen für Unternehmer ab 1. Jänner 2012
Was haben Unternehmer ab 1. Jänner 2012 steuerlich zu beachten?
Vom Einheitswert berechnete Grundbucheintragungsgebühr gekippt
Wird eine vom Verfassungsgerichtshof (VfGH) aufgehobene Bestimmung vom Gesetzgeber nicht saniert, muss die Grundbucheintragungsgebühr ab 1.1.2013 vom Verkehrswert bemessen werden.
Lohnabrechnung von Dienstnehmern im Montage-Auslandseinsatz ab 1.1.2012
Ab 1. Jänner 2012 sind nur noch 60% der Einkünfte aus dem Arbeitslohn von ins Ausland entsendeten Arbeitnehmern steuerbefreit.